为了提高时间利用率，你应该就一天的工作进行规划，你可以把它们记录在纸上、工作簿上、掌上电脑或是其他什么上面。不过，不管是哪项工作，如果你想完成，就把它放到你的时间列表中去，并明确准备执行的时间和地点，否则，就从列表中除去。
如果工作被取消了，比如约定的会议，不妨建立一个临时性的工作应急计划，以保证有另外一项工作补上。如果手头没有任何事情和安排，不妨借机整理一下凌乱的办公桌，要知道乱糟糟的环境不仅会影响人的心情，还会浪费你的时间。
你要预留出一些机动时间，不要把时间排得满满当当的。一个没有弹性的计划表，是没有一点“防震”功能的，稍有点差池，整个计划就会“搁浅”。
每天下班的时候，应该检查一下你一天的计划执行情况，并做好时间记录，比如什么时候你分心了，你在哪里浪费了时间，做什么事情的时间过长了。这样每天总结，你就可以不断地发现不足，不断提高工作效率。
对那些一天下来没完成的工作又要做怎样的处置呢？答案就是进行重新安排。尽管你也不希望自己变成一个办事拖拉的人，但难免每天都可能有做不完的事情，如果它的确重要，没问题，转天做完就好了。如果它没有那么重要，比如只是发一个邮件这种事情，交代给你的秘书做就好了，事必躬亲只会浪费你的时间。