为了提高时间利用率,你应该就一天的工作进行规划,你可以把它们记录在纸上、工作簿上、掌上电脑或是其他什么上面。不过,不管是哪项工作,如果你想完成,就把它放到你的时间列表中去,并明确准备执行的时间和地点,否则,就从列表中除去。
如果工作被取消了,比如约定的会议,不妨建立一个临时性的工作应急计划,以保证有另外一项工作补上。如果手头没有任何事情和安排,不妨借机整理一下凌乱的办公桌,要知道乱糟糟的环境不仅会影响人的心情,还会浪费你的时间。
你要预留出一些机动时间,不要把时间排得满满当当的。一个没有弹性的计划表,是没有一点“防震”功能的,稍有点差池,整个计划就会“搁浅”。
每天下班的时候,应该检查一下你一天的计划执行情况,并做好时间记录,比如什么时候你分心了,你在哪里浪费了时间,做什么事情的时间过长了。这样每天总结,你就可以不断地发现不足,不断提高工作效率。
对那些一天下来没完成的工作又要做怎样的处置呢?答案就是进行重新安排。尽管你也不希望自己变成一个办事拖拉的人,但难免每天都可能有做不完的事情,如果它的确重要,没问题,转天做完就好了。如果它没有那么重要,比如只是发一个邮件这种事情,交代给你的秘书做就好了,事必躬亲只会浪费你的时间。